SETKO Tietosuojaselosta

Tapahtumatietosuojaseloste

Tietosuojaseloste: Setko ry:n tapahtumailmoittautumiset

Tämä on Setko ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) sekä tietosuojalain (1050/2018) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste tapahtumiin ilmoittautuvien henkilötietojen käsittelystä.

1. Rekisterinpitäjä   

SETKO ry
Korkeakoulunkatu 3
33720 Tampere
SA113
Sähköposti: setko@lists.tuni.fi

2. Rekisterinpitäjän edustaja 

Hallituksen puheenjohtaja
Jimi Aronen
jimi.aronen@tuni.fi
Osoite: Korkeakoulunkatu 3, 33720 Tampere

3. Rekisterinhoitaja

Viestintävastaava
Oskari Ala-Heikkilä
Oskari.Ala-Heikkilä@tuni.fi
Osoite: Korkeakoulunkatu 3, 33720 Tampere

4. Rekisterin nimi 

Setko ry:n tapahtumarekisterit. Rekisteri koostuu yhdistyksen järjestämien yksittäisten tapahtumien osallistujalistoista ja ilmoittautumistiedoista.

5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus, jonka hän antaa ilmoittautuessaan tapahtumaan, tai tapahtuman järjestämiseen liittyvän sopimuksen täytäntöönpano.
Tietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:
· Tapahtuman käytännön järjestelyt (esim. osallistujamäärän seuranta).
· Viestintä ja tiedottaminen tapahtumaan liittyvissä asioissa.
· Mahdollisten tarjoilujen järjestäminen (erityisruokavaliot).
· Tapahtumamaksujen laskutus ja seuranta.

6. Rekisterin tietosisältö 

Kustakin tapahtumasta kerätään vain tarkoituksen kannalta välttämättömät tiedot, joita voivat olla:
· Etu- ja sukunimi
· Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
· Ruoka- ja juomapreferenssit (erityisruokavaliot)
· Sosiaalisen median tunnukset (esim. Telegram-käyttäjänimi)
· Tapahtumakohtaiset valinnat (esim. paidan koko, joukkue tai ryhmävalinta)
· Tieto maksusuorituksesta (maksettu/ei maksettu), valittu hintakategoria, maksutapa sekä mahdolliset laskutukseen tarvittavat tiedot.

Rekisteröidyt eivät ole automaattisen päätöksenteon eli profiloinnin kohteina.

7. Säännönmukaiset tietolähteet 

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään sähköisen ilmoittautumislomakkeen kautta (esim. Microsoft Forms, Google Forms tai Kide.app) tai maksusuoritusten osalta pankkiyhteystiedosta/lipunmyyntipalvelusta.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Tietoja käsittelevät vain Setko ry:n hallituksen jäsenet ja toimihenkilöt tehtäviensä hoitamiseksi.

9. Henkilötietojen säilyttäminen  

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
1. Tapahtumalistoja säilytetään tyypillisesti enintään kuusi (6) kuukautta tapahtuman päättymisestä.
2. Kirjanpitoaineisto: Kuten kirjanpitoon päätyvät tiedot maksusuorituksista säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuusi (6) vuotta tilikauden päättymisestä.

10. Henkilötietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Tietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisterien sisältö on suojattu (esim. salasanat ja käyttöoikeuksien hallinta). Rekisteritietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden tehtäviin se kuuluu ja sen käsittelyssä noudatetaan asianmukaista huolellisuutta.

12. Rekisteröidyn oikeudet  

Jäsenellä on seuraavat oikeudet, joiden toteuttamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa kirjallisesti rekisterinhoitajalle:
- Tarkastusoikeus: Oikeus tietää, mitä tietoja hänestä on kerätty.
- Oikeus tietojen korjaamiseen: Oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua.
- Oikeus poistamiseen: Oikeus tulla unohdetuksi (pois lukien tiedot, joita laki vaatii säilyttämään).
- Oikeus vastustaa tai rajoittaa käsittelyä: Tietyissä tilanteissa oikeus kieltää tietojen tietynlainen käsittely.
- Oikeus tehdä valitus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi), jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä.

13. Tietoturva   

Yleistä 
Setko ry ylläpitää tapahtumarekistereitä, joista on saatavilla rekisteriseloste (= dokumentti, jossa kerrotaan rekisterinpitäjä, käsittelijä ja kerättyjen tietojen käyttötarkoitus). Setko ry on tapahtumarekistereiden rekisterinpitäjä. Setko ry voi vaihtaa henkilötietojen tallennuspaikkaa, mutta tietojen käsittelyn vallan on pysyttävä kerholla, vaikka tietojen tallennuspaikka olisi ulkoistettu.

14. Selosteen muuttaminen  

Setko ry:llä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista jäsenille verkkosivuilla tai muulla soveltuvalla tavalla. Seloste on päivitetty viimeksi 21.1.2026

15. Ota yhteyttä  

Voit kysyä tästä selosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä: setko@lists.tuni.fi.